Was ein vor Ort eingesetzter Ingenieur tut und wann Sie einen benötigen

Ein vor Ort eingesetzter Ingenieur ist ein Softwareingenieur, der innerhalb des Prozesses des Kunden arbeitet und nicht hinter einer Aufgabenliste. Er arbeitet direkt mit den Personen zusammen, die das Tool nutzen werden, lernt, wie die Arbeit tatsächlich abläuft, entwickelt die erste Version anhand echter Daten und bleibt dort, bis das Tool im täglichen Betrieb funktioniert. Der Begriff stammt von Unternehmen, die komplexe Software an große Organisationen verkaufen, wo ein Produkt erst dann funktioniert, wenn es in die Systeme und Arbeitsweisen des Kunden integriert wurde.

Diese Arbeitsweise eignet sich genauso gut – vielleicht sogar besser – für kleine und mittelständische Unternehmen. Ein kleines Unternehmen verfügt selten über ein internes IT-Team, das eine vage Idee („Kann KI unsere Lieferantenzertifikate lesen?“) in eine Spezifikation umsetzen kann. Es braucht jemanden, der die Anforderungen ermitteln, den Code schreiben und für das Ergebnis verantwortlich ist.

Was die Rolle tatsächlich beinhaltet

Der größte Teil der Arbeit findet vor und nach dem Code statt. Eine typische Projektrealisierung durchläuft vier Phasen:

• Erkundung. Interviews mit den Personen, die die Arbeit ausführen, eine Besichtigung der tatsächlichen Dokumente, Tabellenkalkulationen und Systeme sowie eine schriftliche Beschreibung des aktuellen Prozesses inklusive seiner Ausnahmen. Die Ausnahmen sind am wichtigsten, denn genau dort versagt die Automatisierung.
• Prototyp. Ein funktionsfähiges Werkzeug mit Beispieldaten innerhalb weniger Tage – keine Präsentationsfolien. Es ist noch unvollkommen, aber die Nutzer können darauf klicken und angeben, was nicht stimmt.
• Produktivbetrieb. Zugriffskontrolle, Fehlerbehandlung, Protokollierung, Überwachung, Backups, eine Überprüfungsstufe, in der eine Person unsichere Ergebnisse freigibt, sowie ein Testset, das zeigt, ob das Werkzeug nach jeder Änderung weiterhin funktioniert.

Übergabe und Unterstützung. Dokumentation, eine kurze Schulung für das Team sowie eine vereinbarte Methode zur Meldung von Problemen und Anfragen nach Änderungen.

Wie es sich von einem klassischen Projekt unterscheidet

In einem Projekt mit fester Aufgabenstellung formuliert der Kunde die Anforderungen, der Anbieter entwickelt entsprechend, und beide Seiten streiten darüber, was die Anforderungen bedeuten. Das funktioniert, wenn das Problem gut verstanden ist, wie bei einer neuen Website oder einer bekannten Integration.

Bei KI-Automatisierung ist das Problem zu Beginn selten klar definiert. Niemand weiß, wie viele Rechnungen eine ungewöhnliche Gestaltung haben, wie oft ein Lieferant eine Scan-Version statt einer PDF-Datei sendet oder welche Regeln der Buchhalter anwendet, ohne sie aufzuschreiben. Ein vor Ort eingesetzter Ingenieur erfährt dies durch die Arbeit mit den Materialien, sodass der Umfang der Arbeiten durch Fakten statt durch Vermutungen bestimmt wird.

Es unterscheidet sich auch von der Personalverstärkung. Ein unterstützender Entwickler übernimmt die Aufgaben von Ihrem Teamleiter. Von einem vor Ort eingesetzten Ingenieur wird erwartet, dass er entscheidet, was entwickelt werden soll, Widerstand leistet, wenn eine Idee nicht funktioniert, und prüft, ob das Ergebnis funktioniert.

Wann ein kleines Unternehmen einen benötigt

Das Modell macht Sinn, wenn mehrere der folgenden Bedingungen zutreffen:

• ein wiederkehrender Prozess frisst jede Woche Stunden: Dokumente lesen, Daten zwischen Systemen kopieren, Fristen überprüfen, immer wieder dieselben Fragen beantworten;
• die Daten befinden sich an vielen Orten: ERP- oder 1C-Systeme, Excel-Dateien, E-Mail-Anhänge, gemeinsame Ordner, gescannte Papierdokumente;
• jemand hat bereits einen Chatbot oder ein ChatGPT-Prototyp versucht, und dieser funktioniert in einer Demo, aber nicht in realen Fällen;
• es gibt keinen internen Entwickler, der sowohl das Geschäft als auch die Technologie kennt.

Es macht weniger Sinn, wenn sich der Prozess jeden Monat ändert, wenn es niemanden gibt, der ein paar Stunden pro Woche Zeit hat, Fragen zu beantworten, oder wenn bereits ein fertiges Tool die Arbeit erledigen kann. In diesem Fall sollten Sie das Tool kaufen.

Was Sie in den ersten zwei Wochen erwarten können

Wir beginnen unsere Projekte mit einem zweiwöchigen Zeitraum à Festpreis. Am Ende sollten Sie drei Dinge haben: eine schriftliche Darstellung des Prozesses mit den in den tatsächlichen Daten gefundenen Ausnahmen, ein Prototyp, der mit einer Auswahl Ihrer Dokumente oder Aufzeichnungen funktioniert, sowie eine ehrliche Schätzung dafür, wie lange die Produktion dauern würde – einschließlich der Bereiche, die überhaupt nicht automatisiert werden sollten.

Danach entscheiden Sie, ob Sie fortfahren möchten. Ein vollständiges Projekt dauert in der Regel zwei bis sechs Wochen, je nachdem, wie viele Systeme beteiligt sind und wie viel Überprüfung der Ergebnisse erforderlich ist.

Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie jemanden einstellen

• Wird der Ingenieur mit unseren echten Daten aus der ersten Woche arbeiten, und wie wird der Zugriff kontrolliert?
• Wie erkennen wir, dass das Tool korrekt ist? Fordern Sie einen Testdatensatz sowie Messkriterien an, keine Versprechen. Unsere Notizen zu Bewertungen und menschlicher Überprüfung beschreiben, wie das aussieht.
• Wo laufen die Modelle, und verlässt eine unserer Daten unsere Infrastruktur? Zu vertraulichen Dateien siehe lokalen KI-Systemen für vertrauliche Dokumente.
• Was passiert nach der Übergabe: Wer behebt das Problem, wenn ein Lieferant seine Rechnungsstruktur ändert?

Falls die Antworten vage sind, wird auch das Projekt vage sein. Wenn Sie einen konkreten Ablauf besprechen möchten, beschreibt unsere Forward-Deployed-Engineering-Seite, wie wir solche Projekte durchführen, und Sie können uns über das Kontaktformular antworten.